Automatisation de tâches complexes et/ou chronophages en 5 phases.

Pourquoi automatiser des tâches complexes ou chronophages alors que des humains font ça très bien ?

C'est vrai ça, pourquoi passer du temps ou dépenser de l'argent pour créer un système qui réalise la même tâche que celle qu'on fait déjà très bien manuellement ? Pour moi, il y a des tonnes de raisons pour mettre en place une automatisation de tâches, et voici les 3 principales :

Parce qu'un ordinateur peut aller bien plus vite sans faire d'erreurs. (Si on lui donne les bonnes directions !)

C'est clairement la raison numéro une : un ordinateur peut réaliser plusieurs milliers de fois plus rapidement, tout en réduisant fortement le risque d'erreurs ! Suivant l'importance de la tâche que vous avez à faire, ça peut être salvateur.

Evidemment, il y a un « truc »... L'automatisation doit être bien pensée pour pouvoir être efficace et sûre, et bien codée pour pouvoir être évolutive car les besoins ont une tendance naturelle à évoluer souvent. 

Toute l'idée derrière une automatisation est qu'une fois celle-ci en place on va gagner beaucoup, mais vraiment beaucoup de temps. Donc on peut se permettre d'en prendre au moment de la développer !

Ce sont rarement les tâches les plus agréables pour un humain...

En effet, les tâches que l'on a le plus intérêt à automatiser sont le plus souvent des tâches répétitives ou chronophages pour que vous prenez (ou vos employés) peu de plaisir à faire.

Je ne crois pas qu'il existe un seul métier sans ce type de tâches, il y a toujours un moment où un autre où l'on doit faire quelque chose qu'on a pas envie de faire.

Le point positif c'est que la très grande majorité de ces tâches sont automatisables, plus ou moins facilement certes, et qu'il est donc possible de vous en passer (ou plus précisément, de laisser un ordinateur s'en charger à votre place !).

Mais surtout, ça permet de se concentrer sur les tâches qui ne peuvent pas être automatisées !

Si vous avez une entreprise, vous le savez bien : votre temps est précieux. Alors plutôt que de le passer à faire des tâches chronophages et/ou répétitives qui ont peu de valeur, mieux vaut le mettre là où vos compétences sont fortes.

Peu importe votre domaine, il y a forcément des tâches qu'un ordinateur ne fera pas aussi bien que vous (mais elles sont surement moins nombreuse que vous le pensez...), et pour lesquelles vous avez un vrai savoir-faire qui n'est pas facilement remplaçable.

C'est là qu'est votre valeur, et vous avez donc tout intérêt à vous libérer un maximum de temps pour vous y consacrer. C'est le but ultime de l'automatisation telle que je la propose ici.

Que veut réellement dire « automatisation de tâches » ? 

Première chose, qu'est-ce qu'une « tâche » ?

Commençons par le commencement : je parle de « tâche » depuis le début, mais que veut dire ce mot ? N'importe quelle suite d'actions qui a un but précis. Voilà ce qu'est une tâche.

Par exemple : organiser des documents en fonction du texte qu'ils contiennent, convertir des vidéos à la chaine et les envoyer sur YouTube, créer ou transférer des bases de données spécifiques, sortir des rapports personnalisés...

Si vous avez un « truc » à faire qui est répétitif, chronophage et/ou complexe et qui a un but précis pour vous, c'est une tâche. Et bonne nouvelle, il y a de grandes chances qu'elle soit automatisable !

« Automatiser » ça veut dire qu'on a plus rien à faire ?

Pas nécessairement ! Ça veut avant tout dire qu'on a réduit au minimum le temps nécessaire que vous aurez à consacrer à la tâche. Ou dit autrement, on a libéré le maximum de votre temps sans changer le résultat.

Imaginez qu'au lieu de passer 2 heures de concentration intense pour une tâche que vous avez à faire toutes les semaines, vous n'ayez plus qu'à cliquer pour lancer l'automatisation puis à revenir 15 minutes plus tard pour vérifier que tout est bon et valider. Ce serait pas bien mieux ?

La plupart du temps, votre job sera réduit à lancer le programme !

Et il n'y aura même pas besoin de revenir voir plus tard. Pour les tâches les plus complexes, je cherche toujours à minimiser les interactions manuelles.

Ça a deux avantages : évidemment, déjà vous gagnez du temps mais c'est aussi la meilleure manière d'éviter les erreurs car, bien programmé, un ordinateur ne fera pas d'erreurs !

Automatiser permet de mieux comprendre.

Il y a un bénéfice qu'on ne comprend qu'après avoir automatisé sa première tâche : quand on doit concevoir une automatisation, on doit avant tout comprendre en profondeur la tâche.

Suivant ce que vous avez à réaliser, ça peut être un processus vraiment intéressant pendant lequel vous apprendrez beaucoup sur la tâche en question. Et vous le savez, prendre du recul n'est jamais une mauvaise chose.

L'automatisation de tâches, quelles soient complexes, chronophages, répétitives ou les 3 à la fois, est une manière intelligente d'apprendre, de libérer du temps et de vous concentrer sur la valeur que vous pouvez apporter à votre entreprise.

Comment automatise-t-on des tâches complexes dans les faits ?

Phase I : (Vous et moi) Comprendre les tâches à effectuer.

Comme je le faisais remarquer précédemment, il faut bien comprendre les tâches à effectuer. Et pour cette première phase, il faut bien comprendre que ce n'est jamais aussi simple que ça en a l'air.

En effet, une tâche qui se résume en une phrase à l'oral demandera toujours beaucoup plus de détails dans les faits. Il faut donc prendre le temps de bien comprendre en profondeur à quoi correspondent les tâches que vous voulez automatiser.

C'est pourquoi dans ce premier temps, je vous poserai beaucoup de questions. 

Et tant que je n'aurai pas une idée précise de ce que vous voulez faire, et de la vision avec laquelle vous voulez le faire, je ne passerai pas à la deuxième phase !

Rassurez-vous, votre part du travail est relativement simple : répondre à mes questions, et en général, vous connaissez le sujet par cœur.

Phase II : (Moi, puis vous) Écrire un protocole précis et choisir un ensemble de tests.

Une fois ma vision éclaircie, je rédigerai un premier protocole - étape par étape - correspondant à la tâche à automatiser. L'idée est de mettre au propre cette vision et ce qui en découle, de manière à faire ressortir les faiblesses ou les erreurs de compréhension s'il devait y en avoir.

Dans cette phase, toujours pas de codage informatique, on reste dans la conception. C'est aussi à ce moment-là qu'on pourra réfléchir à de possibles futures évolutions du besoin car plus on le pense tôt, plus ce sera simple et rapide (et donc pas cher) d'implémenter ces évolutions.

Ces deux premières phases sont absolument essentielles pour faire un travail de qualité.

Evidemment certains s'en passent pour directement coder un programme qui fait la tâche...

C'est plus rapide et donc moins cher sur le court-terme, mais sur le long terme soit ça coutera cher en évolutions, soit les évolutions seront codés à l'arrache (ce qui a toujours une limite, et augmente fortement le risque d'erreurs).

Phase III : (Moi) Développer un premier script d'automatisation.

Une fois la conception terminée, je passerai au codage du programme informatique qui réalisera la tâche pour vous : Autrement dit, le cœur de l'automatisation de tâches.

Pour cela, je n'aurai bien évidemment pas besoin de vous mais vous tiendrai au courant de l'avancé. En général, obtenir une première version du script d'automatisation est rapide, moins de 2 semaines.

Si le script est complexe, il sera découpé en sous-tâches qui seront testées séparément (c'était le cas pour la création de la base de données Lotus pour ce site par exemple).

Dans tous les cas, je vous expliquerai tout le moment venu pour que vous n'ayez pas le temps de vous demander ce que je suis en train de faire !

Phase IV : (Moi, puis vous) Tester, tester et tester. Puis corriger. Et répéter.

Une fois le premier script établi, il est temps de passer aux choses sérieuses : les tests ! On va mettre le script d'automatisation à l'épreuve des tâches à réaliser. 

Je peux vous le dire avant même d'y être : tout ne marchera pas directement, à moins que ce soit une tâche vraimeeeent simple. La plupart du temps, je découvrirai des soucis qui devront être corrigés pour assurer la qualité du résultat des tâches automatisées.

Evidemment, dans les faits, tout n'est pas aussi strict. Je naviguerai entre les phases III et IV, et même parfois je reviendrai ponctuellement à la phase II. C'est la meilleure manière de développer efficacement, car sinon on pourrait facilement rester à la phase II pendant des mois !

Phase V : (Moi) Mettre en place l'automatisation. Et apprécier !

Enfin quand on sera sûr de la qualité du travail, on pourra mettre en place l'automatisation dans votre contexte. Ce sera le moment d'apprécier la puissance de l'automatisation de tâches !

Même si il ne faudra pas totalement relâcher notre vigilance car de nouvelles situations problématiques peuvent apparaitre en passant en production, le plus gros sera fait. Comme tout programme informatique, la maintenance est indispensable pour assurer un fonctionnement continu.

Voilà donc les 5 phases d'une automatisation de tâches sans lesquelles il me semble impossible de faire un travail de qualité, durable et fiable.

Est-ce que l'automatisation peut s'appliquer pour vos tâches spécifiques ?

Comme pour le développement de logiciels sur-mesure, il va de soi que ce ne sont pas 1600 mots qui vont répondre à toutes vos questions. Et en particulier à LA question importante que vous vous posez : est-ce que je peux automatiser ma tâche ?

Le plus simple est donc de me contacter via le bouton ci-dessous en décrivant votre tâche. Si je sens que je peux vous aider alors nous pourrons en discuter plus profondément au téléphone et voir ce qui est possible.

Une dernière clarification.

Mon but en proposant ce service est avant tout de vous permettre d'accéder à un outil qui vous fera gagner en temps, en efficacité et/ou en tranquillité d'esprit, ou qui selon votre situation, sera le seul moyen effectif de réaliser votre tâche.

Au plaisir d'échanger avec vous,

Steven Diot - Développeur de Logiciels Sur-Mesure et Spécialiste de l'Automatisation

« Envier le bonheur d'autrui, c'est folie. On ne saurait pas s'en servir. Le bonheur ne se veut pas tout fait, mais sur mesure. »
- André Gide -

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